ITは遊び

毎日パソコンのことばかり考えてる

すべてのメールをGMAILに切り替えて、GMAILでタスク管理

GMAIL作戦の続き。

Gmail作戦2 -携帯メールも取り込む- - ITで遊ぶ
Gmail作戦 - ITで遊ぶ

概要

  • ケータイ・パソコンのすべてのメールをGMAILで受信するところまでは前回やった
  • すべてのメールをGMAILで送る
  • GMAILでタスク管理する(ここがポイント!)

すべてのメールをGMAILで送る

GMAILでは「設定」→「アカウント」から別のメールアドレスから送信!なんてこともできる。やっていることは、各アカウントのSMTPサーバに接続して送信なんてことではなくて、ヘッダーにはGMAILから送信されましたという情報がしっかり載っている。サーバによっては弾かれるんじゃないかとちょっとひやひや。

これでGMAILですべてのメールが送れるようになった。これがとても楽で、すべてのパソコンに逐一サンダーバードをインストールして、受信メールはすべて同期がとれても送信メールはどうにもならんなー、と思っていたのが解消した。

GMAILでタスク管理する

GMAILにはアーカイブという機能がある。GMAILでは、すべての受信メールは「受信トレイ」という「ラベル」が張り付く。このラベルが張り付いているメールのみ、「受信トレイ」では表示される。受信トレイ表示時に上部にある「アーカイブ」ボタンは、簡単に言えば『「受信トレイ」という「ラベル」を「剥がす」』機能を持っている。

よって、処理済みメールを逐一「アーカイブ」していくことで、「受信トレイ」には未処理のメールのみが残る。そして常に「受信トレイ」をみることで、自分のタスクを確認できる。

殆どの用事はメールを介して指示されるため、受信トレイで管理しているのは結構便利だ。さらにこの『「受信トレイ」にある状態』と『未読・既読管理』は独立しており、既読でもわかりやすく表示される。

そして重要なメールには「スター」を付けている。「設定」->「Labs」には「スーパースター」という拡張機能があり、「スター」として様々な種類のアイコンが使えるようになる。これでタスクの優先度を付けることができた。

で、

この状態に移行して二ヶ月。今のところは成功している。

今までは忘れてきたタスクが実は結構あったのだなーと思い知らされた。とりあえず読んで、後回しにしたまま忘れられたタスクの数々。後でそれが問題になってから、メールを探して取り組む、この「メールを探す」が無くなったのは当然だし、「後で問題になる」というのも減っていくだろうと思う。

ただ会社では、こんな事させてくれんやんね。